NV TotalEnergies Marketing Belgium (KBO 0403.063.902) (TEMB) verwerkt uw persoonsgegevens voor het beheer en de organisatie, het beheer en de opvolging van de Reis Incentive Automotive 2026, gehouden op 27/09/2026 t.e.m. 3/10/2026 in Canada.
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:
- Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (AVG).
- Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
We verstrekken u de volgende informatie op basis van artikel 13 en 14 van de AVG.
WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE?
De verwerkingsverantwoordelijke is TEMB en dit voor de doeleinden en middelen van de verwerking zoals hieronder uiteengezet. De voornaamste doeleinden zijn het beheer en de organisatie van de Reis Incentive Automotive 2026.
WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?
- Voornaam en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Eventuele dieetbeperkingen
- Speciale gezondheidsbehoeften (facultatief)
WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS EN OP WELKE RECHTSGRONDSLAG?
In voorkomend geval verwerken we uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden in verband met de organisatie van het evenement:
- Om u toegang te verlenen tot het inschrijvingsformulier
- Zodat u zich kunt registreren voor de Reis Incentive Automotive 2026
- Om uw deelname aan de diverse evenementen, georganiseerd tijdens de Reis Incentive Automotive 2026, te beheren
- Om rekening te houden met dieetbeperkingen van deelnemers
- Om tegemoet te komen aan speciale gezondheidsbehoeften
De rechtsgrondslag voor de verwerkingen van uw persoonsgegevens in het raam van de organisatie, het beheer en de follow-up van dit evenement is:
- Artikel 6, lid 1, punt f), van de AVG “de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.”.
TEMB zal geen foto’s van u trekken en zal u niet filmen. Foto’s en video opnames genomen in private hoedanigheid vallen niet onder de verantwoordelijkheid van TEMB. TEMB zal u echter toegang geven tot een “groep” op de Photo Circle-applicatie, waar u, indien u wenst, uw persoonlijke foto’s kunt uploaden en de foto’s kunt bekijken die door anderen werden geüpload. TEMB zal deze foto’s niet downloaden en ze niet gebruiken voor externe of interne communicatie.
HOE VERZAMELEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
Uw persoonsgegevens worden rechtstreeks van u verzameld wanneer u het formulier indient voor registratie voor de Reis Incentive Automotive 2026.
WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS INTERNATIONAAL DOORGEGEVEN?
Persoonsgegevens worden in de regel binnen de EU verwerkt. TEMB zal uw persoonlijke gegevens niet doorgeven aan derden buiten diegenen die in de onderstaande lijst van ontvangers worden genoemd.
Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte geschiedt in overeenstemming met de gegarandeerde beschermingsniveaus.
WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS EN AAN WIE WORDEN ZE BEKENDGEMAAKT?
De volgende ontvangers (entiteiten/individuen) hebben toegang tot uw persoonsgegevens voor de bovengenoemde doeleinden:
- TEMB beheert het inschrijvingsformulier.
- De reisagentschap NV De Buck Agency is een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die het verwerkt, o.a. de naam, voornaam, affiliatie en paspoortnummer van de deelnemers. Om meer te weten te komen over hoe NV De Buck Agency uw persoonsgegevens verwerkt, raden we u aan om haar privacyverklaring te lezen (hier beschikbaar).
HOE LANG BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze verzameld hebben.
- De contactgegevens die u via het registratieformulier hebt ingediend, worden bewaard gedurende 1 maand na de Reis Incentive Automotive 2026 of uiterlijk na de laatste vervolgactie.
- Uw dieetbeperkingen en speciale gezondheidsbehoeften worden na afloop van Reis Incentive Automotive 2026 verwijderd.
WAT ZIJN UW RECHTEN MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS?
U hebt het recht om toegang te vragen tot uw persoonsgegevens en tot relevante informatie over hoe we deze gebruiken. U hebt het recht om rectificatie van uw persoonsgegevens aan te vragen. U hebt het recht om te vragen dat wij uw persoonsgegevens wissen of de verwerking ervan beperken. U hebt het recht om op elk gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op
gronden die verband houden met uw specifieke situatie. Wij zullen uw verzoek in overweging nemen, een beslissing nemen en deze aan u meedelen.
Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens zijn bepaald in de artikelen 12 tot en met 23 van de AVG. Houd er rekening mee dat in bepaalde gevallen, zoals bepaald in artikel 23 van de AVG, beperkingen van de rechten van betrokkenen van toepassing kunnen zijn.
We zullen uw verzoek in overweging nemen, een beslissing nemen en deze aan u communiceren. De termijn voor het behandelen van uw verzoek is één (1) maand. Deze termijn kan met twee (2) maanden verlengd worden indien nodig, rekening houdend met de complexiteit en het aantal van de verzoeken. In die gevallen zal TEMB u binnen één (1) maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte brengen van
de verlenging en de redenen voor de vertraging meedelen.
GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
Uw persoonsgegevens zijn niet onderworpen aan een geautomatiseerde besluitvorming.
U HEBT HET RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN
U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de GBA als toezichthoudende autoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.
CONTACTGEGEVENS VOOR VRAGEN OVER UW PERSOONSGEGEVENS
Deelnemers kunnen contact opnemen met de DPO van TEMB op het volgende e-mailadres [email protected] of door een brief te richten naar: NV TotalEnergies Marketing Belgium, ter attentie van de DPO, Anspachlaan 1/2, 1000 Brussel, België.